Flux de travail déclenché par courriel
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Résumé de l'article
Un flux de travail déclenché par courriel automatise des actions lorsqu’un courriel est reçu dans une boîte de réception désignée de l’application. Par défaut, l’application peut recevoir des courriels à toute boîte de réception formatée comme inbox@myapp.octopus-esm.com, où « inbox » peut être remplacé par n’importe quel mot. Dans ce cas, l’objectif est d’automatiser la création de billets (Tickets) en fonction de mots-clés spécifiques dans l’objet et le corps des courriels envoyés à support@myapp.octopus-esm.com.
Étapes à suivre
Section intitulée « Étapes à suivre »1. Configurer un flux de travail de courriel entrant
Section intitulée « 1. Configurer un flux de travail de courriel entrant »D’abord, un flux de travail de courriel entrant doit être créé, et son déclencheur de courriel doit être configuré dans la boîte de réception support. Cela garantit que seuls les courriels envoyés à support@myapp.octopus-esm.com déclencheront le flux de travail. Cependant, la configuration permet d’utiliser n’importe quelle boîte de réception ou même tous les courriels entrants comme déclencheurs.
Le flux de travail ne sera déclenché que par les courriels reçus dans la boîte de réception support, mais vous pouvez indiquer n’importe quelle boîte de réception ou sélectionner * (tous les courriels entrants)
2. Automatiser la création de billets d’incident à haute priorité
Section intitulée « 2. Automatiser la création de billets d’incident à haute priorité »Dans cet exemple, l’objectif est d’automatiser la création d’un billet d’incident à haute priorité. Voici un exemple de courriel reçu dans la boîte de réception support qui déclenche le flux de travail.
Si le corps du courriel contient le mot « urgent » et que l’objet inclut le mot « incident » (les deux sans distinction de casse), le système créera un billet de type incident avec une priorité élevée. L’objet et la description du billet seront directement extraits de l’objet et du corps du courriel reçu.
Pour traiter correctement les fichiers joints aux courriels reçus dans la boîte de réception support, une entité File doit être créée, avec les champs id, name, mimeType et size.
Un paramètre appelé emailFiles de type File doit également être créé pour la commande de création de billet (create Ticket). Ce paramètre stockera les fichiers joints du courriel reçu. Le flux de travail traite les pièces jointes à l’aide de la mutation suivante :
return emailFiles.map(f => ({
...f, _typename: 'File'
}))
Note : Cette commande de création n’est disponible que dans le flux de travail et ne peut pas être utilisée dans l’interface utilisateur.
Un billet de type incident à haute priorité, incluant un fichier contenant une liste de clients, a été créé.
Note : le fichier source.eml contient le courriel source et est toujours inclus avec les données de notre flux de travail
3. Notifier l’expéditeur du courriel
Section intitulée « 3. Notifier l’expéditeur du courriel »Une fois le billet créé, une notification est envoyée à l’expéditeur avec les détails du billet généré. Cela garantit que l’expéditeur est informé de la création du billet et de son statut.
Conclusion
Section intitulée « Conclusion »En implémentant ce flux de travail déclenché par courriel, la création de billets est entièrement automatisée selon des conditions prédéfinies. Le système traite efficacement le contenu des courriels et les pièces jointes, réduisant l’intervention manuelle tout en assurant une génération rapide de billets et une notification de l’expéditeur.